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Le déroulement typique d'un événement

Mis à jour : 8 mars 2019


Que ce soit pour votre réception de mariage ou votre party de Noël du bureau, la responsabilité d'une soirée réussie pèse probablement assez lourd sur vos épaules. Malgré toutes vos protestations, vous avez été désigné(e) comme la personne ayant les meilleurs atouts pour organiser une soirée de grande envergure. Vous le savez très bien: vous n'aurez pas une deuxième chance de réussir cet événement unique!


Ne cédez pas à la panique!

À moins d'être grandement habitué à entreprendre ce genre de projet, il est facile de se laisser prendre par les mille et uns détails que nécessite votre soirée. Une réception de mariage ou une soirée-gala de bureau se préparent plusieurs mois à l'avance. Souvent, le tout se discute avec son conjoint, sa famille, son comité, ses collègues. On comprend vite que rares sont les fois où tout le monde est d'accord! Vous dressez des listes, vous appeler des fournisseurs, vous faites mille et une recherche sur Internet, vous discutez déroulement, budget, emplacement, vous changez d'avis...bref, vos plans semblent être tout le temps en chantier! Même si vous vous étiez établi un plan infaillible et une structure à toute épreuve, il y a toujours un truc auquel vous n'avez pas pensé qui vient s'ajouter et qui vous fait revoir vos plan - pourtant si parfaits! Rassurez-vous, c'est normal!


Divisez votre soirée en quatre

Pour ne pas perdre la tête, divisez votre soirée en quatre parties en leur donnant un nom typique: période de bienvenue, période de souper, période de danse, période de clôture. Aussi simple que cela puisse paraître, en divisant votre soirée de la sorte, vous constaterez qu'elle est plus courte qu'elle n'y paraît. Ainsi, vous verrez mieux où vous pourriez insérer vos allocutions, surprises, jeux, encans, présentations, projections, etc.

Au fil des années, nous avons constaté que même si certaines soirées peuvent sortir de ce cadre habituel - par exemple lors d'un gala de remise de prix - la grande majorité des événements se déroulent de façon assez typique. Même si une soirée de party du bureau n'a rien avoir avec une réception de mariage, ou une levée de fonds d'entreprise avec un party de famille, il reste que toutes ces occasions se déroulent sensiblement de la même façon.


La partie bienvenue

Vos invités arrivent à votre événement. C'est le temps de les accueillir, de les prendre en charge dès leur arrivée. Le trio jazz joue des airs connus pendant que vos invités prennent leur appéritif. On sert des bouchées, les invités sourient. Le petit verre de punch et la belle musique créent rapidement une athmosphère chaleureuse. Souvent on s'approche de notre trio, on nous sourit, on lève le pouce ou on hoche la tête avec la musique en guise d'approbation. Cela veut dire que le succès de votre soirée est en perspective!


La période du souper

C'est la partie la plus importante de votre soirée pour plusieurs raisons. Tout d'abord, c'est une partie protocolaire incontournable. Ensuite, selon ce que vous avez planifié, c'est vraiment le moment de la soirée qui détermine le degré de succès de votre événement!

Si c'est une réception de mariage, c'est habituellement au moment du repas, (ou vers la fin) que les diverses parties protocolaires ont lieu (discours, présentations, projections, jeux et autres). Habituellement, pendant le souper, votre orchestre joue de la musique d'ambiance, puis de la musique un peu plus rythmée entre les services - question de mettre de l'entrain. Il ne faut pas que la période assise paraisse trop longue pour les invités! C'est le moment idéal d'ouvrir la danse avec le couple d'honneur sur une chanson de leur choix, par exemple.

Si c'est une soirée de bureau, c'est aussi le bon moment pour le déroulement du protocole (mot du président, annonce de l'encan silencieux, reconnaissance des employés, départs à la retraite, etc). Encore une fois, votre orchestre dose sa musique en fonction du déroulement en jouant de la musique d'ambiance pendant le souper et de la musique plus rythmée entre les services. Souvent, le fait de pouvoir danser sur une ou deux chansons entre les services fait le bonheur des convives...imaginez un souper de 2 ou 3 heures sans bouger!

Dans les deux cas, nous suggérons fortement de ne pas surcharger cette partie avec un protocole excessif. N'oubliez pas que le but ultime de votre soirée est de vous amuser! Un souper trop long, truffé de longs discours et de présentations excessives empêchent les gens de se parler et de se dégourdir les jambes sur la piste de danse.


La partie danse

Maintenant que le souper est terminé et que le protocole tire à sa fin, regardez vos invités envahir (littéralement) la piste de danse! Voyez l'animation, écoutez la musique entraînante de votre groupe de musique. Regardez la salle: y a-t-il encore quelqu'un d'assis?! Probablement pas! Votre piste de danse est pleine à craquer, votre band joue les meilleurs succès de danse, c'est pas seulement de la danse - c'est un show! - votre soirée est gagnée! À partir de ce moment, laissez vos invités prendre plaisir à la danse et prenez part au party vous-même. Vous avez passé beaucoup de temps à le planifier, prenez maintenant plaisir à votre soirée.


La période de clôture

Cette partie est quasi-inexistante comme telle. On vous la propose quand même, car parfois il y a une dernière annonce particulière ou une information précise à transmettre à la fin d'une soirée. Mais elles sont généralement de très courte durée. On peut, par exemple, communiquer le résultat d'un encan silencieux lors d'une soirée corpo, ou une remettre des bonbonnières à la fin d'une réception de mariage.

Voici donc en un coup d'oeil une soirée typique de mariage ou un déroulement habituel de party de bureau. Bien sûr, le tout est vu de la perspective de l'orchestre qui assure les transition et qui est bien présent dans les moments-clé de votre soirée. Cela n'enlève en rien le travail organisationnel qu'il faut entreprendre pour bien réussir sa soirée.

N'hésitez pas à nous demander conseil. Beaucoup le font. Tous sont satisfaits!


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